Инструкция по делопроизводству.
16. Подготовка распорядительных и инициативных документов
16.1. По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы, то есть правовые акты, издаваемые в целях решения основных задач, стоящих перед судом.
16.2. Распоряжение - правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями, руководителями структурных подразделений для разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается определенного круга исполнителей.
16.3. Распорядительные документы, поступающие из ВАС РФ, могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из ВАС РФ. Применительно к задачам конкретного суда намечаются мероприятия, подлежащие осуществлению. Такие распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера.
16.4. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме резолюции председателя суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции.
Секретариат председателя суда ставит документ на контроль и передает под расписку исполнителю.
16.5. Проекты распорядительных документов должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для издания документа.
Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
16.6. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части документа могут содержаться указания о подразделении или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением.
16.7. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова: "Признать утратившим силу...".
16.8. Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.
Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования.
16.9. При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.
16.10. Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование арбитражного суда (подразделения - для распоряжения его руководителя); наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.
16.11. Распорядительные документы, подписанные председателем арбитражного суда и его заместителями, регистрируются в отделе делопроизводства (секретариате председателя суда).
Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: "Приказы руководства арбитражного суда" и "Распоряжения руководства арбитражного суда". Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре.
16.12. Копии распорядительных документов по основной деятельности суда, а также адресованные конкретным подразделениям, по листу рассылки передаются во все судебные составы и подразделения под расписку.
16.13. Секретариат председателя арбитражного суда, используя информацию журнала (приложение N 20) и электронной базы данных, осуществляет контроль за прохождением и исполнением документа в соответствии с установленными в приказах председателя суда требованиями об укреплении исполнительской дисциплины и совершенствовании контроля исполнения.
16.14. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении, знакомит с документом и поручением, содержащимся в нем, всех работников подразделения, которых касается исполнение документа, либо обеспечивает передачу им копий документа с резолюцией руководства, организует и контролирует исполнение документа.
17. Организация личного приема и рассмотрение обращении граждан
17.1. Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности арбитражного суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.
17.2. Первичный прием посетителей производится администратором арбитражного суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя руководством арбитражного суда или руководителями структурных подразделений.
17.3. Личный прием заявителей заместителями председателя арбитражного суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным администратором суда.
Администратор суда извещает заявителей о времени и месте приема.
17.4. Список лиц, записанных на личный прием к руководству арбитражного суда, передается в секретариат (приемную) соответствующего руководителя не позднее дня, предшествующего дню приема. В этот же срок производится согласование личного приема с руководителями структурных подразделений.
17.5. Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.
Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.
17.6. Начальник отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности арбитражного суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.
Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.
17.7. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, их разрешение по существу, соблюдение сроков, исполнения, а также за состоянием делопроизводства по ним в подразделениях возлагается на руководителей подразделений.
17.8. К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения (они подшиваются в дело по номенклатуре), а также не поддающиеся прочтению (последние, если возможно установить адрес, возвращаются заявителям).
17.9. Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.
Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.
17.10. После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат (приемную) руководства либо в соответствующее подразделение через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.
Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вводятся специалистами подразделений в АИС "Делопроизводство", вносятся в карточки и журналы учета.
17.11. Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.
17.12. Обращение снимается с контроля руководителем, поставившим обращение на контроль, или его заместителем, о чем ими делается отметка в виде резолюции либо на самом обращении, либо на служебной записке исполнителя, либо на копии исполненного документа.
17.13. Обращения граждан и организаций после их рассмотрения формируются в дела по номенклатуре в том структурном подразделении, где готовились ответы.
17.14. Копии документов и приложений к ним, направленных в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, специалистом канцелярии Управления делопроизводства помещаются в дело по номенклатуре для постоянного хранения. Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.
Опубликовано: 19.04.2010 18:43 Обновлено: 13.05.2023 16:42