Инструкция по делопроизводству.

20.3. Информация и справки по телефону выдаются при наличии данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате, наименовании арбитражного суда и номере судебного дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений об истце и ответчике, третьих лицах. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или по их совокупности.

20.4. Справочно-информационная служба предоставляет информацию о движении судебных дел, заявлений и жалоб на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня без перерыва на обед.

20.5. Специалисты справочной службы и судебных составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию:

о входящем регистрационном номере искового заявления (заявления), апелляционной или кассационной жалобы, жалобы на решение, действия (бездействие) судебного пристава-исполнителя, дате их регистрации, о наименовании судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление и судебное дело; о дате вынесения, кратком содержании принятого судебного акта и дате его направления сторонам; о дате получения или отправки судебного дела, письменного ответа, исполнительного листа.

20.6. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных, кассационных жалоб и дел справочно-информационная группа докладывает об этом председателю судебного состава, администратору суда и начальнику отдела делопроизводства для принятия мер.

21. Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков

21.1. Изготовление печатей (за исключением гербовой печати) и штампов по заявкам структурных подразделений обеспечивается администратором суда по разрешению председателя арбитражного суда.

21.2. Все изготовленные печати и штампы (за исключением печатей, штампов и металлических печатей, непосредственно полученных лицом, ответственным за ведение секретного делопроизводства) учитываются в отделе делопроизводства в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность (приложение N 21).

21.3. Бланки организационно-распорядительных документов арбитражного суда, исполнительных листов, удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек и иных документов подлежат строгому учету в журналах учета бланков в отделе делопроизводства и подразделениях, работающих с этими документами или принявших их на хранение (приложение N 22).

21.4. Печати и штампы, типографские бланки важнейших документов должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

21.5. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими работники.

21.6. Выдача печатей и штампов производится администратором суда под расписку получателя в соответствующем журнале (приложение N 22). Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по указанию председателя арбитражного суда.

Об утрате печати или штампа немедленно ставятся в известность председатель суда, руководитель судебного состава или подразделения, администратор суда и начальник отдела делопроизводства.

21.7. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел делопроизводства.

21.8. Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их в отдел делопроизводства.

21.9. Обеспечение судебных составов и подразделений всеми видами необходимых бланков и иной полиграфической продукцией осуществляется администратором суда по заявкам их руководителей, которые ежегодно к определяемому им сроку представляют заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.

Выдача бланков производится по указанию администратора суда специалистом отдела делопроизводства, ответственным за их хранение, под расписку получающего бланки в журналах учета.

21.10. Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится работниками по указанию председателя суда с составлением акта, подписываемого администратором или начальником отдела делопроизводства и двумя работниками суда, путем сжигания или резки.

22. Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

22.1. Порядок изготовления, хранения и контроля за использованием по назначению печати арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) установлен письмом ВАС РФ от 03.02.2003 N С1-7/ОУ-80 "О порядке изготовления, хранения и использования в арбитражных судах печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовых печатей)".

22.2. Письма за подписью председателя арбитражного суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды, печатаются на именных бланках руководства арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

22.3. Письма, направляемые арбитражным судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию арбитражного суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на бланках арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

22.4. Информационные, методические и другие документы, касающиеся судебной практики, организационного обеспечения деятельности нижестоящих судов, направляются только за подписью руководства арбитражного суда на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

23. Машинописные работы

23.1. Печатание процессуальных и иных служебных документов арбитражного суда осуществляется в группе автоматизированной подготовки документов с использованием компьютерной техники или пишущих машинок.

Документы небольшого объема (до двух страниц машинописного текста) могут выполняться непосредственно в судебных составах и подразделениях.

23.2. Группой для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью арбитражного суда.

23.3. В левом верхнем углу рукописи исполнитель ставит свою визу и дату передачи материала в печать.

Очередность печатания определяет руководитель группы или лицо, печатающее документ, по согласованию с исполнителем документа.

Печатание под диктовку не допускается.

23.4. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть разборчиво написаны на листах, заполняемых текстом только с одной стороны, пастой или чернилами темного цвета. Небрежные или неразборчивые рукописи с исправлениями цветной пастой или цветными чернилами, а также карандашом не принимаются.

23.5. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных юридических и других терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, на соблюдение правил орфографии и пунктуации.

Наименования организаций и предприятий на иностранном языке печатаются латинским шрифтом или вписываются исполнителем от руки.

Корректорская работа специалистами, печатающими документ, не производится.

23.6. Полученные для печатания материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, где фиксируются дата поступления материала, фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, тип и номер бланка (для приказов и распоряжений), фамилия специалиста, которому поручено печатание материала, дата выполнения работы.

23.7. Печатание документов производится на лицевой стороне бланков установленной формы или на одной стороне листов бумаги стандартных размеров. Первоочередному исполнению подлежат документы и материалы за подписью председателя арбитражного суда, его заместителей, проекты приказов и распоряжений.

23.8. Документы, представляемые на подпись руководству арбитражного суда, печатаются, как правило, через два интервала, другие документы - через полтора интервала, если иное не указано в заявке.

Документы, состоящие из двух листов и более, должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего поля листа документа.

23.9. На лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева проставляются фамилия и телефон исполнителя. На процессуальных документах, ответах по заявлениям и жалобам эти реквизиты не печатаются.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в правом - шифр специалиста, печатавшего документ.

23.10. Хранению в электронном виде на сетевых дисках подлежат:

- приказы и распоряжения руководства арбитражного суда по вопросам основной деятельности;

- обзоры судебной практики арбитражного суда;

- постановления президиума арбитражного суда (по указанию председателя суда);

- другие документы арбитражного суда (письма и т.д.) по указанию руководства суда исходя из их значимости.

23.11. Секретные документы печатаются работниками, ответственными за ведение секретного делопроизводства.

24. Тиражирование документов и копировальные работы

24.1. Тиражированию машинописным способом или путем ксерокопирования в судебных составах, подразделениях и копировально-множительном бюро подлежат только судебные акты, служебные документы и материалы арбитражного суда с обязательной регистрацией в журналах установленной формы (приложение N 23).

Тиражирование документов большого формата и большим тиражом производится в копировально-множительном бюро отдела делопроизводства.

Тиражирование документов объемом до трех страниц в количестве до пяти экземпляров производится, как правило, непосредственно в судебных составах и подразделениях, имеющих копировально-множительные аппараты.

24.2. Тиражирование документов в копировально-множительном бюро производится после оформления бланка-заказа (приложение N 24), который заполняет работник, выполняющий поручение, подписывает руководитель судебного состава или судья, руководитель подразделения или его заместитель.

24.3. Материалы для тиражирования представляются с четким, ясным машинописным текстом, в несброшюрованном виде. На тиражирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления или, исходя из указаний руководства арбитражного суда, срочно.

24.4. Администратор суда, начальник отдела делопроизводства вправе проверить обоснованность тиража с целью обеспечения рационального использования рабочего времени специалистов-операторов, экономного расходования бумаги и материалов, сохранения ресурса копировально-множительных машин.

24.5. Если копируются отдельные документы судебного дела, апелляционного или кассационного производства, то в бланке-заказе в графе "Наименование заказа" должны быть указаны номера судебного дела, производства, листы дела.

24.6. Тиражируемые документы большого объема (информационные письма, инструкции и т.п.) должны иметь на последней странице выходные данные: номер заказа и дату, проставляемые специалистом копировально-множительного бюро.

Оригиналы материалов возвращаются заказчикам при выдаче им готового тиража.

По истечении годичного срока хранения бланки-заказы на тиражирование уничтожаются по акту.

24.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при передаче на тиражирование должны быть оформлены по установленным правилам лицом, отвечающим в судебном составе, подразделении за режим работы с такими документами.

25. Составление номенклатуры дел

25.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях арбитражного суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив арбитражного суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

25.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Главархивом СССР 05.09.1985 N 263, и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы арбитражного суда.

25.3. Сводная номенклатура дел арбитражного суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

25.4. Сводная номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (приложение N 25) составляется специалистом архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (приложение N 26).

25.5. Сводная номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией арбитражного суда с экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России не реже одного раза в пять лет. Она утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря текущего года.

25.6. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

25.7. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

25.8. Графы сводной номенклатуры дел арбитражного суда, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: ОД-05,

где: ОД - индекс отдела делопроизводства;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться. В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

25.9. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы" "Общая переписка" и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

25.10. Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается центральной экспертной комиссией арбитражного суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России.

В графе 5 "Примечания" проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах и т.д.

Опубликовано: 19.04.2010 18:39 Обновлено: 13.05.2023 16:42